Outstaffing kende de afgelopen 12 jaar een spectaculaire groei van 159%. En verwacht wordt dat de groei nog eens met een extra 25-30% zal toenemen door de spin-off van de Covid-19 pandemie. Ondanks deze spectaculaire groei en het gegeven dat veel multinationals zoals Accenture, Capgemini, PWC en IKEA meer en meer hun toevlucht zoeken tot Outstaffing in India, roept dit bij het MKB nog altijd een stuk minder positieve associaties op. Veel bedrijven vrezen dat ze uiteindelijk minder waar krijgen dan waarvoor ze betalen, vanwege 5 mythes die bestaan over het op afstand werken met Indiase IT-professionals:
- Culturele verschillen maken het moeilijk om elkaar te begrijpen
- Fysieke afstand maakt het moeilijk om samen te werken
- Verschillende talen maken het moeilijk om te communiceren
- Het kwaliteitsniveau dat een Indiase IT-professional kan leveren is minder dan we gewend zijn
- De productiviteit van een Indiase ontwikkelaar is lager dan we hier gewend zijn
Na meer dan 15 jaar van een afstand samengewerkt te hebben met Indiase ontwikkelaars, zijn wijzelf evenals onze klanten echter tot de conclusie gekomen dat deze mythes achterhaald zijn. In deze periode hebben we ontdekt dat er een patroon is met betrekking tot de zaken die de aandacht verdienen. Als je hier maar goed op anticipeert, dan kan ieder bedrijf succesvol vabn een afstand samenwerken met Indiase IT-professionals.
In deze blog bespreken we we de tweede mythe, die ervan uitgaat dat de fysieke afstand het moeilijk maakt om goed samen te werken met Indiase IT-professionals. Hierbij benoemen we de 5 belangrijkste punten waar je op dient te letten en die je helpen om op voorhand reeds de meest kritieke problemen te parreren.
1. WEES DUIDELIJK OVER JE WENSEN EN VERWACHTINGEN
Een effectieve samenwerking op afstand met Indiase IT-professionals begint al ver voordat je begint met de daadwerkelijke samenwerking. Namelijk als je start met het opstellen van de functieomschrijving voor de IT-professional die je nodig hebt. De functieomschrijving die je opstelt, moet zo expliciet mogelijk zijn en zo compleet mogelijk worden opgesteld om op voorhand alle outstaffing-kandidaten uit te sluiten die niet aan de vereisten voldoen. Om een effectieve samenwerking op afstand met Indiase IT-professionals te garanderen, is het belangrijk om nog voordat je je zoektocht start, reeds de volgende vragen voor jezelf te beantwoorden:
- Naar welke vaardigheden ben ik op zoek?
- Hoe ervaren moet hij of zij zijn?
- Beginner
- Halfgevorderd
- Ervaren
- Naar welke persoonlijkheid ben ik op zoek?
- Leider of leidinggevende
- Extravert/ spontaan/ initiërend/ creërend – of – Introvert/ passief/ uitvoerend
- Teamspeler of zelfstandige
2. SELECTEER, SCREEN EN CONTROLEER
Zodra je weet hoe jouw ideale kandidaat eruit ziet, kun je starten met je zoektocht. Aangezien het zeer waarschijnlijk is dat je outstaffingpartner je in dit stadium al snel een paar CV’s voorschotelt, is het voor jou nu belangrijk om zoveel mogelijk te weten te komen over deze potentiële kandidaten: Wat zijn hun belangrijkste vaardigheden? Wat is hun ervaringsniveau? Welk carrièrepad hebben ze tot nog toe gevolgd? Welke voorstelling hebben ze van een eventuele samenwerking met jou? Hoeveel ervaring hebben ze met zo’n soort samenwerkingsverband? Zijn ze graag proactief en houden ze ervan om initiatief te nemen, of stellen ze zich graag wat passiever op en zijn ze meer volgzaam? Om te voorkomen dat je onbekwame kandidaten aantrekt, is het belangrijk om de eerder werk van de kandidaten te bekijken en hun referenties te checken. Hieronder noemen we een aantal punten waarmee je de geschiktheid van de kandidaten kunt onderzoeken:
- Neem kennis van hun expertise en ervaringsniveau
- Controleer of ze relevante werkervaring hebben opgedaan in jouw branche, vraag of ze gelijksoortige projecten hebben gerealiseerd en bekijk het resultaat
- Check de reputatie van de kandidaten;
- Hoe zijn de ervaringen van andere opdrachtgevers met hen?
- Analyseer of ze de juiste persoonlijkheid en de juiste werkethiek hebben
3. TEST JE KANDIDATEN!
Zodra je begint met het maken van een definitieve shortlist en start met het elimineren van kandidaten, vraag je outstaffingpartner dan om de kandidaten die in aanmerking komen een of meerdere relevante opdrachten uit te voeren, zodat je hun competenties kunt verifiëren. Hier zijn enkele aandachtspunten om hierbij in het achterhoofd te houden bij het verifiëren van hun competenties:
- Controleer of de kandidaat de nieuwste technologieën beheerst
- Ga na of ze over de juiste vaardigheden beschikken
- Ga na of ze het gewenste ervaringsniveau hebben
- Zorg ervoor dat je de kandidaten zelf ook te spreken krijgt, zodat je kunt verifiëren of je goed met deze personen kunt te communiceren en effectief met hen kunt schakelen
4. ZORG VOOR EEN GOEDE EN DUIDELIJKE COMMUNICATIE
Zodra je het selectieproces hebt afgerond en je de ideale remote IT-specialist(en) hebt gevonden, begint het echte werk. Als iedereen vanuit hetzelfde kantoor werkt, dan is het niet heel lastig om goed met elkaar te communiceren. Maar als je van een afstand met elkaar moet samenwerken, dan kun je niet voorzichtig genoeg zijn.
Daarom is het altijd een goed idee om regelmatig één-op-één vergaderingen te houden via online samenwerkingstools zoals Sype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Slack, GoToMeeting, enz. Niet alleen om de gewenste voortgang te waarborgen, maar ook om na te gaan of iedereen (nog) op dezelfde lijn zit. Hierbij een aantal punten die goed zijn om in dit stadium aan te pakken voor het borgen van een effectieve samenwerking op afstand met Indiase IT-professionals:
- Bespreek zo expliciet mogelijk wat (welke specifieke taken en werkzaamheden) je wel en niet verwacht van jouw remote IT-specialist
- Maak concrete afspraken over de gewenste output en mogelijke deadlines
- Organiseer en beheer de workflow, en maak een schema voor mogelijke communicatie
- Gebruik de SCRUM methodology om ervoor te zorgen dat elk lid van het team verantwoordelijk is voor zijn werk en zijn deliverables.
5. MONITOR, EVALUEER EN VERBETER
Zodra je eruit bent met de remote expert(s) of ontwikkelaar(s) en de samenwerking op afstand daadwerkelijk begint, is het goed om het werk van de externe IT professional goed te blijven monitoren. Niet alleen om de voortgang te garanderen, maar ook om de kwaliteit te borgen. Het monitoren van een ontwikkelaar op afstand kan echter een uitdaging zijn. Hoewel het goed mogelijk is om zijn productiviteit te beoordelen op basis van de taken die hij heeft voltooid, geeft het nog steeds niet het hele beeld. Je kunt bijvoorbeeld niet altijd zien wat ze fysiek aan het doen zijn en hoe ze werken.
Online project management software zoals Trello, Shortcut, Monday.com, Wrike, PSOhub, etc, en communicatie software zoals Sype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Slack, GoToMeeting kunnen in dit stadium helpen om:
- Het project, het proces en elke afzonderlijke taak te plannen, organiseren en registreren
- Taken toe te wijzen en informatie te delen
- De status van elke taak bij te werken en te beheren
- De voortgang en de hoeveelheid tijd die aan elke taak is besteed te controleren
- De tijden bijhouden waarop elke werknemer in- en uitlogt
- De facturabele uren te evalueren en beoordelen
Blijf je remote IT-specialist hierbij vragen of en wat je kunt doen om zijn werkomstandigheden beter of makkelijker te maken. Een symbiotische relatie houdt langer stand en helpt alle betrokkenen om te groeien.
MEER INFORMATIE OVER OUTSTAFFING EN/OF HET SAMENWERKEN MET INDIASE IT PROFESSIONALS?
Vandaag de dag is het (snel) opschalen en/of het verlagen van de IT kosten een enorme uitdaging. Lokaal IT talent is schaars, en de concurrentie om hen te onboarden is intens. In opkomende economieën zoals India is het tegenovergestelde aan de hand. Een steeds betere onderwijssector produceert daar meer IT-talenten, dan het aantal banen dat door een nog immer groeiende economie wordt gecreëerd. Terwijl de lokale concurrentie hun salarissen uiterst concurrerend houdt. Daarnaast zorgen de power valuta zoals de USD en de euro voor extra koopkracht, waardoor Westerse landen -zoals het onze- de beste IT-talenten kunnen aantrekken die in India beschikbaar zijn, voor slechts een derde van het budget dat we hier in Nederland gewend zijn.
Met onze outstaffing service stellen we je als ondernemer of IT-manager in staat om binnen een kort tijdsbestek de capaciteit van je IT-afdeling op te schalen; op de meest kostenefficiënte manier en voor zo lang als nodig. Hetzij met de ontbrekende en gewenste remote IT expert(s) en/of ontwikkelaar(s), of met het opzetten van een eigen low-cost ontwikkelteam.
Bel ons op +31 853 012 993, of bezoek onze website om meer te weten te komen over de mogelijkheden die onze outstaffing service biedt.